blog, SAP

Belföldi szállítói számlák automatikus feldolgozása az SAP rendszerben

Vállalatunknál – tekintve hogy mi is természetesen érintettek vagyunk a feladatban – arra gondoltunk, miképpen oldhatnánk ezt meg úgy, hogy azzal automatizálni is képesek legyünk. Nem kell részletezni miért is jó az automatizáció, mivel az alapvetően monoton feladatot, amely ráadásul hibaforrás is lehet, megéri gépre és szoftverre bízni.

Így tehát az SAP rendszerrel való illeszthetőséget vettük a munkaasztalra és erre dolgoztunk ki egy megoldást. A NAV Online számla rendszere lehetőséget biztosít arra, hogy a belföldi szállítók által vállalatunknak kiállított számlákat letöltsük. Megoldásunk a számlák letöltését rendszeres időközönként elvégzi, automatikusan feldolgozza az SAP-ban, létrehozva az előrögzített bizonylatokat. A szállítók beazonosítása az adószámuk alapján, a kapcsolódó MM beszerzési megrendelések kiválasztása pedig megrendelésszám, amennyiben ez nem áll rendelkezésre, akkor az összeg alapján történik. A számlák jóváhagyása és kifizetése továbbra is a korábban megszokott módon készül.

Továbbá a megoldás ügyel arra, hogy ugyanaz a számla ne kerüljön többször feldolgozásra, akkor sem, ha esetleg az már kézi rögzítéssel korábban megtörtént. A szóban forgó automatizáció gyorsan implementálható az SAP rendszerekben, ezzel élő munka és idő takarítható meg, nem beszélve arról, hogy a számlákról naprakész információk fognak rendelkezésre állni.

A számlák útja

A megoldás bevezetésével járó előnyök:

  • Manuális számlarögzítési munka minimalizálása. Adatrögzítési hibák megszüntetése.
  • Nincs szükség a szkennelésére, szövegfelismerő (OCR) feldolgozására.
  • Számla kiállítását követő azonnali információ áll rendelkezésre, nem kell megvárni a nyomtatott számlát.
  • Minden belföldi számla hiánytalanul feldolgozásra kerül.
  • Stornó és jóváíró számlák automatikus kezelése.
  • Pontosabb, gyorsabb, tervezhetőbb szállítói kifizetések.
  • Csak olyan belföldi számla kerül feldolgozásra, amit a NAV is megkapott, így biztosan elszámolható.
  • E-számlázást valósít meg, NAV által támogatott, hitelesített csatornán keresztül. (Ennek elfogadásához még törvényi módosítás szükséges.)
  • Számla XML-ek archiválásra kerülnek, amelyek NAV audit során rögtön letölthetők, átadhatók. Az így archivált számlák nagyságrenddel kevesebb helyet foglalnak, mint a korábbi képi alapúak.
  • Átlátható számla státusz kezelés, riport támogatással.

Annak érdekében, hogy a NAV-tól letöltött számlák státuszát nyomon tudjuk küvetni, egy fejlesztett ALV riport készült, mely tartalmazza a számlák főbb adatait, az SAP feldolgozás aktuális állapotát. A riport ezen felül támogatást tud nyújtani az ÁFA bevallás elkészítéséhez, azon számlák kiszűréséhez, melyek nem könyvelhetők. A NAV 2021. július 1-et követően minden ÁFA alany számára el fogja készíteni az ÁFA bevallás tervezetet. Értelemszerűen ezt azokból a számla adatokból fogja tudni elkészíteni, melyek a szállítók által beküldésre kerültek az Online számla 3.0 adatszolgáltatáson keresztül. A NAV által készített tervezet az SZJA bevallás tervezethez hasonlóan lesz elfogadható vagy javítható. Amennyiben nagy eltérés van, akkor természetesen továbbra is be kell majd küldeni a bevallást, és ez lesz a mérvadó.

Megoldásunk elérhető a jelenleg támogatott SAP verziókhoz, azaz az SAP ERP 6.0 és az S/4 HANA On-Premise rendszerekhez.

Az implementáció során, az ügyfél rendszerében minden esetben minimális testreszabás szükséges. Ez rögtön azt is jelenti, hogy amennyiben egyedi működés, illetve felhasználói igény van, akkor ezek a kiegészítések is könnyen beépíthetők. A megoldás később bővíthető, ez azért is érdekes, mert a NAV az E-számlázás támogatására további fejlesztéseket tervez, melyek később fognak kialakításra kerülni, tehát értéktartása magas.

Amennyiben a megoldás felkeltette érdeklődését, állunk rendelkezésre.

By Neumann Péter

solution architect - VMware VCIX DCV, VMware VCIX NV, vExpert 2021/2020/2019, vExpert NSX, vExpert Pro, VMCA